10 things to be aware before sending emails

သတိထားရမယ့် လုပ်ငန်းခွင် Email ယဉ်ကျေးမှု ၁၀ ခု

တိကျပြတ်သားတဲ့ Email အကြောင်းအရာဖြင့် စတင်ပါ။

အထူးသဖြင့် ကိုယ့်အထက်လူကြီးကို email ပို့ရင် သူတို့ inbox ထဲမှာ email တွေလျှံနေမှာပဲ ဆိုတာ သတိရပါ။ ကိုယ့် email ကို မြန်မြန် အာရုံစိုက်စေချင်ရင်တော့ ရှင်းလင်းပြတ်သားတဲ့ အကြောင်းအရာ ခေါင်းစဉ်ကို သုံးပါ။

စာဖတ်မည့်သူအနေအထားကိုသိပါစေ။

ကိုယ် Mail ပို့မယ့်သူက ဘယ်လိုလူမျိုးလဲဆိုတာအပေါ်မူတည်ပြီး ကိုယ့်အရေးအသားကို ပြောင်းလဲနိုင်ပါတယ်။ ဉပမာ အားဖြင့် Mail လက်ခံရရှိမည့်သူဟာ ရှေးရိုးဆန်တယ် Formal အသုံးနှုန်းတွေ ကိုသာ သဘောကျတယ်ဆိုရင် သူသဘောကျတဲ့ အတိုင်းရေးပါ။ ဒါမှမဟုတ် လက်ခံရရှိမည့်သူက informal အသုံးအနှုန်းမျိုးကို လက်ခံတယ်ဆိုရင်တော့ Informal အသုံးအနှုန်း အသုံးပြုလို့ရပါတယ်။ ဒါပေမယ့် ပထမဆုံး အကြိမ် email ဆက်သွယ်မှုအတွက် formal အသုံးအနှုန်းပဲ ဖြစ်သင့်ပါတယ်။

စကားအသုံးနှုန်း သတိပြုပါ။ 

Mail ပို့မယ်ဆိုရင် ရိုင်းစိုင်းတဲ့စကားလုံးတွေ ၊ ဘန်းစကားတွေ ၊ အတိုကောက်စာလုံးတွေ (For You အစား 4U ၊ Great အစား Gr8) လုံးဝ အသုံးမပြုသင့်ပါဘူး။ နောက်တစ်ခုက လုပ်ငန်းခွင် email မှာ emoji တွေ လုံးဝ မသုံးသင့်ပါဘူး။

အာမေဍိတ် များမသုံးပါနှင့်။

အာမေဍိတ် နှင့်ပတ်သက်သော အသုံးအနှုန်းများ သ‌‌ကေတများ Mailထဲမှာ ထည့်သွင်းအသုံးပြုမယ် ဆိုရင် ကိုယ်ဟာ professional မကျဘဲ ကလေးဆန်တယ်လို့ တဖက်လူက ထင်သွားပါလိမ့်မယ်။

အယ်ဒီတာ တစ်ယောက်လို ပြန်စစ်ပါ။

ဘာပဲလုပ်လုပ် အလုပ်အဆုံးမသတ်သေးခင် ပြန်စစ်ဆေးတာ အကောင်းဆုံးပါပဲ။ Mail မပို့ခင်မှာလည်း ကိုယ် ရေးထားတဲ့ စာထဲမှာ စာလုံးပေါင်းမှားနေလား ၊ သဒ္ဒါမှားနေလား ၊ Attachment တွဲထားထားမှန်ရဲ့လား အစရှိတာတွေကို အသေးစိပ် ပြန်စစ်ဆေးသင့်ပါတယ်။

Spam Mail လို့အထင်မခံရပါစေနဲ့။

Mail ရဲ့ Subject နေရာမှာ ရေးတဲ့ စာလုံးတွေ အကုန်လုံးကို capital letters (သို့မဟုတ်) small letters တွေအသုံးပြုပြီး ရေးထားတာမျိုး ၊ Website Link တွေ နဲ့ အာမေဍိတ်အသုံးအနှုန်းတွေက ကိုယ့်ရဲ့စာကို Spam Mail နဲ့ တူသွားစေပါလိမ့်မယ်။

Attachment ကိုသတိပြုပါ။

Attachment အမှန်တကယ် တွဲမိသလား မပို့ခင် ပြန်စစ်ပါ။ Email လက်ခံရရှိမယ့်သူရဲ့ အထူးတလည် တောင်းဆိုတာမျိုးမဟုတ်ရင် Attachment တွေကို နှစ်ခုထက် ပိုပြီး မပို့ပါနဲ့။ ဒါ့အပြင် Attachment တွဲပို့မယ့် File တွေရဲ့ နာမည် ကို သက်ဆိုင်ရာ နာမည်သေချာ‌ပေးပြီးမှ တွဲပို့ပါ။ File size ကြီးနေရင်တော့ မပို့ခင် လက်ခံမယ့်သူကို အရင် အကြောင်းကြားပါ။

ဘယ်အချိန်တွင်း Mail ပြန်သင့်သလဲ။

ချက်ချင်း Mail ပြန်ရအောင် အရေးကြီးတဲ့ ကိစ္စမဟုတ်ဘူး ပြီးတော့ ကိုယ်ကလည်း အလုပ်အရမ်းရှုပ်နေတယ် ဆိုရင် ၂၄ နာရီ ကနေ ၄၈ နာရီ ကြားအတွင်း Mail ပြန်သင့်ပါတယ်။

‘Reply-all’ ကို ချင့်ချင့်ချိန်ချိန်နှိပ်ပါ။

Email တိုင်းကို ပြန်တိုင်း Reply-all နှိပ်ဖို့ မလိုပါဘူး။ အထူးသဖြင့် လူအများကြီးကို cc, bcc ခံထားတဲ့ email မျိုးဆိုရင် ပိုသတိထားပါ။ ကိုယ်ပြန်မယ့် အကြောင်းအရာက ဒီထဲက လူအားလုံး သိဖို့ တကယ် လိုအပ်ရဲ့လား ဆိုတာ စဉ်းစားပါ။

မပို့သင့်သောအကြောင်းအရာများ

Mail ပို့မယ့် အကြောင်းအရာဟာ မေးခွန်းတွေ အများကြီးပါနေတာမျိုး ၊ အစည်းအဝေး စခါနီးမှ အစည်းအဝေးမလုပ်ဖြစ်ဘူးလို့ အကြောင်းကြားတာမျိုး ၊ စိတ်ထိခိုက်စေမယ့် အကြောင်းအရာမျိုးအစရှိတာတွေကို Mail နဲ့ ဘယ်တော့မှ အကြောင်းမပြန်ပါနဲ့။ ဒါကြောင့် ကိုယ့်ရဲ့ဝန်ထမ်းတွေ လုပ်ဖော်ကိုင်ဖက် သူငယ်ချင်းတွေကို မကောင်းသတင်းတွေ အသိပေးမယ်ဆိုရင် Mail မပို့ပဲနဲ့ ဖုန်းဆက်တာ အကောင်းဆုံးပဲ ဖြစ်ပါတယ်။

ဒီလောက်ဆိုရင် အလုပ်ကိစ္စတွက်ပဲဖြစ်ဖြစ် ၊ အသိကိုပဲဖြစ်ဖြစ် ဘယ်လိုပုံစံနဲ့ Mail ပို့ရမလဲဆိုတာကို သိလောက်ပြီထင်ပါတယ်နော်။